Cara terbaik membuat mail merge di Ms Word 2007

Salah satu fasilitas di Ms Word untuk mempermudah user melakukan pekerjaan dengan hanya membuat satu format surat, Namun dengan berbagai tujuan alamat dan Nama-nama yang berbeda, Tentu saja hal ini akan sangat mempermudah pekerjaan kita. Kita tidak perlu lagi mengetik satu persatu dan nama alamat yang kita maksut. Cukup hanya dengna mengetik Daftar nama serta alamat yang kita kehendaki, Maka nama alamat yang di buat akan lansung bergabung atau merger dengan Format surat tersebut.

Tidak hanya untuk format surat saja kegunaan mail merge tersebut, Jika kita mengetik dengan format yang sama atau bianko formulir yang sama, Namun dengan isian yang berbeda-beda. Maka mail merge inilah solusinya. Cukup membuat format blangko atau formulir yang kita kehendaki dan juga membuat daftar Isian formulir. Maka sudah cukuplah hasilnya, Dan setiap Isian dari formulir ini akan silih berganti sesuai dengan daftar yang telah kita buat.

Berikut ini untuk membuat mail merge, silahkan anda simak langkah-langkah di bawah ini.

1.- Yang pertama sekali anda buat dokumen terlebih dahulu (Bisa berupa surat, Blangko formulir, dan yang lainya)

2.- Lalu klik(ribbon Mailings) Kemudian klik (Start mail merge) Dan pilih (Step by Step mail Merge Wizard).

3.- Lalu akan muncul panel mail merge di sebelah kanan pada jendela Word anda.

4.- Dan pada Select document type lalu pilih (Letters) alu klik (Next) pada di bagian bawah untuk di lanjutkan.

 

5.- Lalu pilih (Use the current document) kemudian klik (Next).

 

6.- Pada pilihan select recipients, Umpama anda belum membuat daftarnya, Anda pilih (Type a new list) Kemudian anda klik (Create).

 

7.- Kemudian akan muncul jendela (New Address list). Cara untuk memudahkan pekerjaan Anda nantinya Sebaiknya kolom yang ada, Di hapus, Kemudian di buat kolom isian yang baru sesuai dengan yang anda butuhkan.

A.- klik pada (Customize columns).

 

B.- Lalu pilih (filed name) Kemudian klik tombol (delete) Sampai semua nama kolom terhapus.

 

C.- Cara untuk membuat field name baru anda klik (Add) Kemudian beri nama sesuai dengan kebutuhan anda (Seperti, Nama, Alamat, Dan sebagainya).

 

D.- Lalu tambahkan beberapa filed sesuai dengan kebutuhan anda.

E.- Jika Sudah anda pastikan cukup klik Saja Ok.

 

F.- Lalu muncul jendela (New Address list) Anda masukkan Data-data yang di butuhkan hingga selesai. Kemudian klik Ok.

 

G.- Untuk menghapus entry Anda klik pada entry yang hendak di hapus, kemudian klik delete. Untuk menambahkan entry baru, Klik pada (New entry).

H.- Lalu simpan pada folder di mana tempat dokumen di simpan, Kemudian Klik (Save).

 

I.- Lalu muncul daftar list yang sudah siap untuk di masukkan, Untuk memasukkan semua di beri tanda centang pada kotak yang ada. Atau juga bisa anda pilih sendiri sesuai kebutuhan daftar yang ada dengan menghilangkan tanda centang pada (list) tersebut.

 

8.- Terus klik (Next) : (Write your letter) Untuk melanjutkan nya.

9.- Sampai saat ini kita akan memasukkan daftar field yang baru kita buat untuk di masukkan pada dokumen. Anda arahkan kursor pada tempat filed di letakkan.

 

10.- Pada pilihan (write your letter), lalu pilih (More item). 

 

11.- Pada jendela yang muncul anda pilih nama filed sesuai dengan dokumen, kemudian klik (Insert).

 

12.- Dan ulangi langkah di atas sampai sampai data di isi dengan field yang sesuai. Sehingga tampilanya akan seperti contoh gambar di bawah ini.

 

13.- Kemudian anda klik (Next) untuk melihat hasil merge data tersebut. dan klik tanda panah ke kanan atau ke kiri pada (Preview your letters) untuk melihat hasilnya.

 

 

14.- Jika Ada rasa masih ada yang salah datanya bisa di ubah pada edit (recipient list) Jika sudah pasti cukup lalu klik Next untuk (complete the merger).

15.- Ada dua pilihan complete merger, yaitu (Print) dan (Edit individual letters) Jika anda memilih merger print, maka data merger akan lansung di cetak melaui printer. Jika anda memilih (Edit Individual letters) Maka data akan di tampilkan pada beberapa halaman lansung di (Ms word). Silahkan pilih sesuai dengan ke butuhan anda.

 

Sekian saja tutorial Cara cepat membuat mail merge di Ms Word 2007 ini ucapan terimakasih saya http://karya-mandau.blogspot.com/2012/11/cara-cepat-membuat-mail-merge-di-ms.html.