Tips Memperkecil Ukuran File Microsoft Word

Di file Microsoft Word berukuran besar, Tentu saja akan lebih banyak memakan tempat di Hard disk, Tetapi bukan itu yang menjadi masalah utama, karena kapasitas Hard disk sekarang telah relatif lebih besar. Yang menjadi pokok persoalan terpenting adalah file yang berukuran besar bisa membuat performa atau kinerja kita dapat menurun karena Microsoft word akan membutuhkan waktu yang relatif lebih lama ketika melakukan penyimpanan dokumen, Terlebih lagi apabila kita menggunakan fasilitas (auto saving). Dan ada beberapa hal yang bisa anda lakukan untuk mengurangi ukuran file Microsoft word.

1.- Gunakan Link Gambar. 

Ukuran gambar biasanya merupakan faktor penyebab besarnya ukuran file Microsoft Word. Jika gambar yang anda sisipkan berasal dari file gambar (eksternal) dengan format yang tertentu, (Misalnya, jpg, gif, Dan yang lainya) Maka ketika kita menyisipkan gambar kedalam dokumen sebaiknya anda memilih mode Link penyisipan gambar. Sehingga data file gambar tidak di simpan dalam file dokumen Microsoft Word. Kelemahan cara ini adalah ketika kita menyalin atau memindahkan (Copy atau Moving) file Microsoft Word. Maka anda Harus juga melakukan hal yang sama untuk file gambar yang di Link ke dalam dokumen.

2.- Compress Gambar Dalam Dokumen.

Apabila anda tidak melakukan Link terhadap Gambar atau Image, Maka anda dapat mempertimbangkan melakukan kompresi terhadap file gambar, dengan melakukan kompresi terhadap gambar (picture) tentu saja akan memperkecil ukuran gambar dan pada akhirnya akan membantu mengurangi ukuran file Microsoft Word Tersebut.

3.- Mengatur Embedded Font. 

Apabila anda menggunakan font khusus yang tidak memiliki oleh semua komputer, Maka anda bisa menambahkan atau Mengikutsertakan font tersebut ke dalam file dokumen Microsoft word. Agar semua orang yang membaca dokumen tersebut bisa tetap melihat karakter atau tulisan yang menggunakan font khusus tersebut. Dan apabila anda menggunakan (embedded font) dan ingin mengurangi ukuran file dokumen word anda, Maka anda bisa melakukanya dengan cara hanya menambahkan Karakter-karakter font yang di pakai di dalam dokumen.

4.- Standarisasi Penggunaan Bullet.

Bullet yang anda pergunakan umumnya berasal dari bullet standar yang di sediakan oleh Microsoft word. Penambahan ukuran file dokumen bisa terjadi karena penggunaan bullet jika anda melakukan (Copy + Paste) dari Website yang menggunakan picture bullet. Microsoft word memiliki kemampuan untuk menyimpan format yang ada dari Website ke dalam format Microsoft word. Tentu saja dengan memasukkan gambar buleet ke dalam file Microsoft word, Apabila anda melakukan (Copy + Paste) Berulang-ulangkali, Maka ukuran file akan semakin Membengkak. Meskipun gambar bullet terlihat sama, Microsoft word akan menyimpan buleet picture karena di anggap Gambarnya berbeda. Dan untuk mengatasinya anda bisa menggunakan (style) atau menggunakan (plain text) Pada saat (Copy + Paste). 

5.- Gunakan Gambar Tampilan Dari Object Embedding.

Pergunakan gambar sebagai pengganti tampilan (object Embedding) Maksudnya adalah, Apabila anda menggunakan (object Embedding) seperti chart atau tabel dari Microsoft Excel, (Diagram) Menggunakan (Microsoft Visio), Gambar (CorelDraw) Dan yang lain sebagainya. Maka gantilah tampilan object tersebut menjadi berbentuk Gambar, Dan lebih baik lagi jika gambar tadi anda kompresi seperti hal nya langkah di Nomor 2 :D.

A.- Ukuran file dokumen Microsoft word yang bisa di kurangi terbesar umunya berasal dari (optimalisasi) penggunaan gambar dan konversi object ke Gambar.

B.- Apabila anda menggunakan Link gambar (Lihat langkah 1) Maka bila anda melakukan penyalinan file dokumen (docx) Anda juga harus menyertakan file Gambar yang di pergunakan.

C.- Apabila melakukan kompresi Gambar anda harus menyesuaikan dengan target akhir dokumen, Apakah untuk percetakan (print) Juga untuk publikasi web.

Sekian saja terimakasih saya karena anda telah membaca Tips Memperkecil Ukuran File Microsoft Word ini, semoga bermanfaat untuk kita semua By http://karya-mandau.blogspot.com/2012/12/tips-memperkecil-ukuran-file-microsoft.html